Más de 2.000 empresas en Colombia aún no cuentan con facturación electrónica

Pese a que en Colombia cerca de 22 mil empresas ya cuentan con facturación electrónica en sus procesos, otras 2.300 no han migrado a esta tecnología que será obligatoria a partir del próximo 15 de junio para el grupo 1 de la DIAN, en donde existen cerca de cuatro mil empresas de los sectores de minería, hidrocarburos, industria audiovisual, medios de comunicación, centros de estética y peluquerías, entre otras.

De acuerdo con Andrés Torres, líder de facturación electrónica en Alegra.com, uno de los mayores retos que enfrentan las compañías a la hora de implementar este proceso, radica en la tecnología que se requiere para hacerlo, puesto que muchas empresas aún tienen sistemas antiguos que dificultan la labor.

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¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica?

Andrés Torres señaló que es importante que las compañías más allá de tomar esto como una obligación, lo vean más como una decisión que traerá muchos beneficios para sus negocios ,como:

- Ahorro de dinero: "Evitarán el uso de papel al no ser necesaria la impresión de los documentos y disminuirán gastos. Las facturas electrónicas ayudan a reducir la cantidad de dinero que se destina a todos estos procesos, haciéndolos aún más sencillos para el negocio", dijo el experto.

- Disminución de errores: "Al tratarse de procesos automáticos, es menos probable que se comenta algún error en la digitación de las facturas. Los softwares de facturación electrónica como Alegra, se encargan de que los comprobantes estén correctos", agregó.

- Control del negocio: "Los documentos electrónicos ayudan a evitar la pérdida y deterioro de documentos en papel. Igualmente, al contar con una mejor organización y almacenamiento de las facturas, se podrá facilitar la documentación de la empresa y generar reportes de manera mucho más sencilla", recordó.

- Toda la información en un sólo lugar: "Gracias a la facturación electrónica, puedes mantener en orden tu negocio y consultar tus comprobantes emitidos siempre que lo necesites. Olvídate de grandes almacenes con facturas tradicionales", indicó el experto.

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- Se cuida el medio ambiente: "Las facturas electrónicas ayudan al planeta. En vista de que se utiliza menos papel, son menos los árboles que se tienen que talar para este proceso. De acuerdo a algunos estudios, cada millón de facturas electrónicas salva un total de 56 árboles. Ser facturador electrónico es más que dejar a un lado viejos procesos, es ayudar a conservar la vida del planeta", precisó.

¿Cuál es el mayor reto que enfrentan las empresas que aún no cuentan con facturación electrónica?

"El mayor reto de una empresa que no ha iniciado con su facturación electrónica es no contar con un sistema en la nube que sea su proveedor tecnológico, como lo es Alegra", dijo Andrés Torres.

"Las empresas que tienen desarrollos propios o sistemas ya viejitos que se tenían que instalar en servidores propios, se enfrentan a dificultades extra a la hora de querer ser facturadores electrónicos, ya que deberán sumarle al esfuerzo de tener que buscar la manera de actualizarlos con las reglamentaciones de la DIAN, el proceso para conectarlo y poder transmitir los documentos electrónicos", recordó Torres.

¿Se tiene algún registro de cuántas empresas en Colombia aún no cuentan con facturación electrónica?

"2020 es un año decisivo para la implementación de la factura electrónica en Colombia, pues según registros de la DIAN, al menos 22 mil empresas se han sumado a esta iniciativa de manera voluntaria. Cabe mencionar que, con corte a diciembre de 2019, de los 3 mil 500 grandes contribuyentes, 2 mil 300 no habían migrado a esta forma de facturación", dijo el experto,

Agregó que "para el 15 de junio será una obligación para el Grupo 1 de la DIAN, en donde hay cerca de 4 mil empresas de los sectores de minería, hidrocarburos, industria audiovisual, medios de comunicación, centros de estética, peluquerías, entre otras".

¿Cuál sería el primer paso que debería seguir una empresa que no ha hecho este proceso?

Los pasos para implementar la facturación electrónica y no quedarse relegadas ante la cuenta regresiva de la DIAN, pueden resumirse en:

1. Contar con un software de facturación electrónica: "La empresa debe decidir cómo generar la factura y considerar un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para realizar esta operación. La entidad actualmente ha autorizado a más de 88 proveedores tecnológicos que están disponibles a la hora que la empresa decida realizar las pruebas", señaló el experto.

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2. Realizar el proceso de habilitación como facturador electrónico ante la DIAN: "Después de considerar el proveedor tecnológico se debe realizar un proceso de habilitación ante la entidad, este consiste en que la empresa según su actividad
económica compruebe a través de unas pruebas tecnológicas la capacidad del proveedor tecnológico para realizar facturas electrónicas", agregó.

"Durante las pruebas de habilitación se enviarán facturas, notas débito y crédito electrónicas al servicio web desarrollado por la DIAN con información de prueba, con el fin de comprobar que se cumplan las condiciones técnicas fijadas por la DIAN. Este procedimiento se puede hacer online", manifestó.

3. Solicitar la resolución de facturación electrónica: "Cada factura electrónica debe contar con el número de autorización, rango autorizado y vigencia de autorización. Al tener la resolución de facturación electrónica, se deberá asociar al software del proveedor tecnológico habilitado, este proceso se realiza desde la opción Facturando electrónicamente de la DIAN, una vez generado este proceso se podrá empezar a generar facturas digitales", concluyó.