Audiencias virtuales y notificaciones por e-mail: así es el decreto 806 de 2020

El Gobierno expidió el decreto 806 de 2020, que pretende "implementar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales y agilizar el trámite de los procesos judiciales", en las jurisdicciones ordinaria, constitucional, disciplinaria y de lo contencioso administrativo. La vigencia de esta medida es por dos años.

"Las autoridades judiciales darán a conocer en su página web los canales oficiales de comunicación e información mediante los cuales prestarán su servicio, así como los mecanismos tecnológicos que emplearán", dice el artículo 2 del decreto.

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Además, las partes del proceso judicial deben asistir y hacer las diligencias "a través de medios tecnológicos", para lo cual tendrán que especificar los canales que usarán para enviar sus actuaciones "con copia incorporada al mensaje enviado a la autoridad judicial".

"Identificados los canales digitales elegidos, desde allí se originarán todas las actuaciones y desde estos se surtirán todas las notificaciones, mientras no se informe un nuevo canal", añade el decreto (artículo 3).

De otro lado, si no hay un expediente físico, tanto las partes como la autoridad judicial deben enviar "por cualquier medio" los documentos que tengan en su poder y puedan servir para el proceso. Asimismo, las autoridades judiciales podrán usar las herramientas tecnológicas en caso de que tengan los expedientes digitales (artículo 4).

Por su parte, el artículo 5 indica que los poderes para actuaciones judiciales se podrán "conferir mediante mensaje de datos, sin firma manuscrita o digital, con la sola antefirma", de modo que no es necesario presentarse personalmente.

"En el poder se indicará expresamente la dirección de correo electrónico del apoderado que deberá coincidir con la inscrita en el Registro Nacional de Abogados".

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En el caso de las demandas, se deberá poner el canal para enviar las notificaciones, y las demandas y anexos se podrán enviar "a las direcciones de correo electrónico que el Consejo Superior de la Judicatura disponga para efectos del reparto, cuando haya lugar a este" (artículo 6).

Las audiencias se harán de forma virtual o telefónica con los medios tecnológicos disponibles. Antes de la audiencia un empleado de despacho podrá informar la herramienta a usar o acordar alguna con las partes (artículo 7).

Las notificaciones se podrán enviar por correo electrónico, en donde también se pondrán los anexos. "(...) los términos empezarán a correr" dos días después de enviado el mensaje.

"Para los fines de esta norma se podrán implementar o utilizar sistemas de confirmación del recibo de los correos electrónicos o mensajes de datos", añade el decreto (artículo 8).